生産性大幅アップ!誰でもできる超かんたんなタスク管理法!

生産性アップ!

こんにちわ!
ゆーだい(@MusicmanOf)です。

突然ですが、あなたは「タスク管理」ってうまくできてますか?

僕はつい最近まで“ド下手くそ”でした…

次から次へと舞い込むタスクに、もうてんやわんや。

うまく処理しきれずにやるべきタスクの“抜け漏れ”が出てきたり、タスク多すぎて「アアあぁぁぁぁぁああ!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!」ってなったりしてました。

でもこれって実は、タスク管理の方法を知らないだけなんですよね。

タスクをうまく管理するには、コツがあります。

うまくコツをつかんで、きちんとタスクが管理できるようになれば、

  • タスクの抜け漏れがなくなる。
  • 同じ時間で、今までの倍以上のタスクをこなすことができる。
  • 周りからの信頼を得ることができ、昇給・昇進に繋がる。
  • 余った時間を好きに使える。

などなど、メリット盛りだくさん。

最高にハッピーになれます。

コツといっても全然難しいものではありません。

簡単にひとことでいうと、「タスクを片っ端から全部まとめて書き出して、ひとつひとつ処理していこうぜ!」ってことです。

 

「なんだよ、そんなことかよ。
そんなこともうとっくにやってんだよ、こっちは。

もうね、ずーっとやってんのっ!!
それでもうまくいかないから困ってんのっ!!」

という方もいるかもしれませんが、まぁまずは話だけでも聞いてください。

絶対に役に立ちますので。

ちなみに今回お伝えする内容は、こちらの本を参考にしています。

kindle unlimitedに登録されている方は無料で読めるんでぜひ読んでみてくださいねっ!

んで、結論からお伝えすると今回お伝えするタスク管理法は、次の図に集約されています。

 

引用:岡野 純(2013年)『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks 』インプレス

 

改めて言いますが、ひとことでいうと「タスクを片っ端から全部まとめて書き出して、ひとつひとつ処理していこうぜ!」ってことです。

 

迷いをなくせ!やることをすべて書き出すメリットとは?

まずはやるべきことを“すべて”書き出しましょう。

  • のど飴買いに行く
  • PCの充電する

などなど、どんなに小さいタスクであっても“すべて”書き出してください。

これにはちゃんと理由があります!

タスクをすべて書き出すことによって、余計な不安や迷いがなくなるんです…。

「散らかっている家」をイメージしてみてください。

ゴミも溜まってるし、子供のおもちゃもあちらこちらに転がってて、本も乱雑に積み重なっている。

どこから手をつけたらいいかわからないですよね…。

こんな場合、まずは散らかっているものを1つの部屋に集めてあげるのがオススメです。

散らかっているものをいったん1部屋に集めれば、とりあえずそれ以外の部屋はきれいになりますよね。

物を集めた場所以外は、気にする必要がなくなります。

あとは、集めたものを全部適切に処理すればいいだけ。

これですべての部屋がきれいに整理整頓されます。

逆に、散らかっているものを1部屋に集めないとどうなるか?

必ずといっていいほど、あとあと「片付け忘れたもの」が出てくるんですよ…。

 

「あ、これ片付けるの忘れてた!」

「これ資源ごみの日に捨てる予定だったのに…」

 

誰しも少なからずこういった経験があるんじゃないですかね?笑

こういうことがでてくると、「他にも片付け忘れてることあるかも…」といった、ずーっとわけのわからないモヤモヤや不安が胸の中に残ります。

これ、地味ーに結構なストレスなんですよね…

タスク管理も、この部屋の片付けと同じです。

まずはすべてのタスクを書き出して、「あとはこれさえ処理すればいいんだ!」っていう状態に持っていくこと。

「それさえ処理できればOK」という状態を作り出せれば、思った以上に頭の中がスッキリしますよっ!!

結果、余計な不安や迷い、ストレスがなくなります。

タスクが抜け漏れる心配もなくなりますしね。

ということで、1stステップとして「タスクをすべて書き出し」ましょう。

それができたら、次は「集めたタスクの処理」のステップに移ります。

 

 

書き出したら、ルールに沿って片っ端から処理していこう!

集めたタスクの処理は、最初に見ていただいた図に沿って進めていきますよー!

 

引用:岡野 純(2013年)『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks 』インプレス

 

■やる必要がある?

書き出したはいいものの、「あれ待てよ。これやる必要なくね?」ってやつはタスクから削除しましょう。

こういうタスクは結構でてきます。

余計なことまで背負い込んでしまってるってことですね…。

そんなことに時間割いている暇はありませんから、ガンガン削除してください。

 

■分解できる?

書き出したタスクのほとんどは、実は分解が可能です。

例えば、「まだ読んでない積読本を読む」っていうタスクがあったとしますね。

この場合、おおよそ以下の4つのステップに分解できます。

 

  1. Kindleで購入後、読んでいないものタイトルをピックアップする。
  2. 紙ベースの本で購入後、読んでいないものを1箇所にまとめる。
  3. エクセルでチェックリスト作る。
  4. 順番に読み、読んだらチェックリストにチェックする。

 

このように分解することで、タスクに取り掛かりやすくなります!

分解できそうなものは、分解しましょう。

ちなみに補足ですが、1つのタスクを分解したものを、まとめて「プロジェクト」と呼びます。
(本の中にそうでてくるだけで、あまり重要ではない)

 

■2分でできる?

2分以内でできるタスクは、今すぐ実行しましょう。

この習慣がつくと、びっくりするほどタスクがたまらなくなります

いいですか?

びっくりするほどタスクがたまらなくなります
(大事なことなので2度いいました)

2分以内でできることって思った以上に多いんですけど、めんどくさくて後回しにしがちなんですよね…。

正直、これだけでも身につけられれば、タスク管理が一気に楽になりますよー!

 

■自分でやるべき?

人にまかせられそうなものは、どんどん人にまかせましょう。

任せている間に、他のタスクも同時並行で処理できます。

ただし、まかせたあとはちゃんと進んでいるか確認が必要です。

「まかせてたはずなのに、全然進んでないじゃん…」となったとしても、まかせた人を責めることはできません。

責任はすべてあなたにあります。

「いったん○日までにどこまで進んだか連絡ちょうだいね!」と伝えておくのがいいですね。

状況が把握できるので^^

言うまでもありませんが、お願いした相手にちゃんとお礼をすることもお忘れなくー^^!!
(僕はだいたいご飯をご馳走してます…笑)

 

■やる日が決まってる?

「○日にやる!」と日程が決まってるものはカレンダーに記録しておきましょう。

僕の場合、誰かとあったり、飲みにいく予定はすべてGoogleカレンダーに記録しています。

月表示で見たら、いつ何をやればいいかが一目瞭然です!

すぐにその場でカレンダーに記録する習慣がつけば最高ですね^^

 

■管理すべきタスク!

ここまでやって残ったタスクが、あなたが管理すべきタスクです。

余計なタスクはなくなっているはずですし、残ったタスクも「プロジェクト」としてまとまっていれば、 どれも取りかかりやすくなっているはずっ!!

ここまで明確にしてはじめてタスクはうまく処理できるようになります。

逆に、管理すべきタスクを明確にできていない人は、うまく処理できていない可能性が高いです。

このタスク処理フローを頭に入れて実行をすれば、タスク処理能力が劇的に向上するので、ぜひ試してみてくださいねー!

 

 

【応用編】これができれば、さらにタスク処理能力が上がります。

ここからは応用編です。

ここまでのタスク処理フローが習慣づいた方は、以下の内容を実施することでさらにタスク処理能力が上がりますよっ!!

 

■タスクにかかった時間を記録する。

なににどれだけ時間がかかったか記録するようにしましょう。

これ、何がいいかって、繰り返しが発生するタスクについては、正確に時間が見積もれるようになります。

正確な見積もり時間がわかることってすごいメリットなんです!

 

「今から10分空いてるから、10分あれば○○ができるな」

「明日は1日フリーだから、これとこれとこれができるな」

 

などなど、空いてる時間に応じてタスクを実行できたり、スケジュールが組めたりします。

タスクに限らず「記録する」という行動は、様々な面であなたの処理能力を最大限化するのに役立つので、ぜひ試してみてください!

ちなみにiPhoneを利用している方は、「iライフログ」っていうアプリがオススメです^^

iPhoneのカレンダーに自動で記録を残してくれますし、Evernoteとも連携できるようになっているので、次にお伝えする「レビュー」がかんたんにできます^^

iライフログ

(2018.11.16時点)
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■レビューする。

記録は、つけることが目的ではありません、

つけた記録を利用してはじめて意味がでてきます。

要は、振り返りですね!

日次レビュー、週次レビュー、月次レビューと、定期的に振り返りを行いましょう!

 

「ここもう少し時間削れそうだな」

「この見積もり時間は正確じゃなかったから、明日以降は修正が必要だな」

「このタスクはやってもあんまり意味ないから今後はやらなくていいな」

 

実行して、記録して、修正する。

これを習慣にできれば強いです…!!

 

■翌日のスケジュールをカレンダーAppに書き込んでおく

タスクが適切に管理できていれば、翌日何をやるのかわかるようになります。

やるべきタスクが明確になっているなら、スケジュールを翌日カレンダーに書き込んでおきましょう!

たとえば、

  • ブログ執筆・・・1時間
  • イラスト・・・1時間
  • 上司との会食・・・2時間

と、それぞれのタスクと所要時間が把握できていたとします。

これをカレンダーのスケジュールに組み込むとこんな感じになりますね。

タスクをガンガン効率的に処理していくために、カレンダーを使い倒してください。

 

「今日、なにやるんだったっけな…」

「○○をやるつもりだったけど、しんどいからYoutubeみよっと…。」

 

僕は意思が弱い人間なんで、こんなんばっかなんですよね…orz

あらかじめスケジューリングしておけば、どの時間帯に何をやるのか明確になるので、タスクの実施率があがるんですよ!

Youtubeなどの誘惑があっても、「でも今の時間はこれやる予定になってるから、頑張ろっと…!!」というように、誘惑に負けにくくもなります

カレンダーにスケジューリングするときは、ひとつポイントがあって、「バッファ」を持たせるようにしてください。

「時間的な余白」のことですね。

いくら上手にスケジューリングしても、突発的なタスクが発生することはかなり多いです。

予定外のできごとに時間を取られて、スケジュールがうまく進まないこともあります。

そんなときにバッファがあれば、そこで調整ができるので、トータルでみたときになんとかできるのです!

ということで、バッファを入れるのをお忘れなく。

 

■忘れそうなタスクは「リマインダー」を設定する。

iPhoneやMacには、最初から「リマインダー」というAppがインストールされています。

リマインダー

(2018.11.17時点)
posted with ポチレバ

このリマインダー、何が最高って、指定した時間に通知をくれるんです。

カレンダーと合わせてうまく利用すれば、タスクを忘れることがほぼなくなります

参考例としてはこんな感じ。

 

 

日時の設定をしときたいタスクは、リマインダーを利用するといいですよ^^

 

 

まとめ!

基本編はこれを参考に!

引用:岡野 純(2013年)『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks 』インプレス

 

応用編は以下をポイントに!

■タスクにかかった時間を記録する。

■レビューする。

■翌日のスケジュールをカレンダーAppに書き込む。

■忘れそうなタスクは「リマインダー」を設定する。

 

タスクをうまく管理して、生産性を爆上げしましょう!

時間の無駄もなくなるし、仕事の質は上がるし、余った時間で好きなことできるし、やらない理由はないですよっ^^!

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